Det har blivit ganska enkelt att föra register i dagens värld. Dussintals specialappar har skapats för detta ändamål. En av dem är Microsoft Excel. Ett av de praktiska verktygen i det här programmet är skapandet av pivottabeller. Många användare vet dock inte att sådana tabeller kan uppdateras från tid till annan, så att dina uppgifter alltid förblir aktuella.

Vad du behöver för att uppdatera en pivottabell i Excel

Kontors- och bokföringsarbete har i dagens värld sedan länge flyttats in i det digitala området. Det är ganska bekvämt när all information som du behöver finns lagrad i flera dokument på din dator och du kan hantera den som du vill.

För detta ändamål har det skapats en mängd olika kontorsprogram. Sådana appar ger dig faktiskt ett mycket brett utbud av olika möjligheter. Med olika program kan användarna skapa och redigera textdokument, göra presentationer, ringa arbetssamtal och naturligtvis skapa kalkylblad med data.

Microsoft Excel är ett program som är känt av alla som har gjort någon form av kontorsarbete på en dator åtminstone en gång i sitt liv. Programmet hjälper dig att spara, strukturera och analysera data med hjälp av olika tabeller.

Nu finns det fler och fler olika varianter av Excel, inklusive onlinetjänster som Google Sheets. Microsoft Excel är dock fortfarande det mest populära programmet för lagring av data. Detta beror på att Excel har en hel del praktiska funktioner och flexibel anpassning som gör att användarna kan anpassa datatabellen efter sina individuella behov. Detta är ganska bekvämt.

En sådan funktion som kan bli oumbärlig om du har för många poster och behöver analysera och strukturera dem på rätt sätt är möjligheten att skapa en pivottabell. Det är en ganska praktisk funktion som kan förenkla ditt arbete. Det är dock inte alla användare som vet att en sådan tabell måste uppdateras från tid till annan för att inte förlora relevansen av uppgifterna i den. Faktum är att uppdatering bara tar några minuter att göra.

Varför behöver du en pivottabell i Excel?

Många användare är inte alls medvetna om vad en pivottabell kan och varför de kan behöva den. I själva verket är Pivot Table ett universellt verktyg för databehandling. Den här tabellen är utformad för att sammanfatta data i andra tabeller.

En sådan tabell kan automatiskt sortera, beräkna eller göra ett genomsnitt av data från de data som registrerats i den tabell som pivottabellen är kopplad till. Det här verktyget används främst för datavisualisering, t.ex. för affärsanalys.

I själva verket är det en separat tabell som visar resultaten av förprogrammerade algoritmer för att bearbeta data från den önskade tabellen. Det här verktyget är särskilt användbart om du behöver analysera en stor mängd data.

Vad gör du för att manuellt uppdatera pivottabellen i Excel?

Eftersom uppgifterna i den tabell som pivottabellen är kopplad till kan uppdateras från tid till annan måste användaren uppdatera sin pivottabell från tid till annan. Att göra detta i Excel är faktiskt ganska enkelt. För att manuellt uppdatera data i din pivottabell måste du:

• Öppna Excel och välj det dokument som du vill redigera.
• Därefter måste du välja det ark där din tabell finns.
• För att uppdatera uppgifterna i tabellen behöver du bara högerklicka på den och välja Uppdatera.

• Du kan också göra detta med knappen PivotTable högst upp på skärmen.

• När du kommer till redigeringspanelen för pivottabeller måste du klicka på Uppdatera alla eller bara Uppdatera för att uppdatera en viss tabell.

Som du kan se är det ganska enkelt att uppdatera en pivottabell i Excel och det tar inte lång tid att göra det, bara ett par klick.

Så här ställer du in automatisk uppdatering av en pivottabell

Dessutom har du alltid möjlighet att ställa in att pivottabellen ska uppdateras automatiskt. Detta kan vara mycket praktiskt om din huvudtabell ständigt uppdateras med olika data, och det kan vara ganska störande att gå in och uppdatera pivottabellen varje gång efter tillägget till tabellen.

I så fall kan du använda de här anvisningarna:

• Först måste du öppna det dokument där pivottabellen finns och klicka på den.
• Därefter måste du hitta PivotTable-objektet på den översta redigeringsraden.

• Välj sedan Inställningar.

• Här måste du bläddra nedåt i listan och markera kryssrutan Uppdatera data när filen öppnas.

Detta gör att din pivottabell uppdateras varje gång filen öppnas. På så sätt kan du alltid hålla dina data uppdaterade.